La standardizzazione dei capitolati di acquisto unita alla condivisione delle informazioni consente significativi risparmi nella fase di approvigionamento. Il caso Fincibec
Una piattaforma web, dedicata alla gestione efficiente degli acquisti, finalista del Premio Innovazione ICT Emilia-Romagna organizzato nell’ambito dello SMAU di Bologna lo scorso mese di giugno. IUNGO, la soluzione informatica sviluppata da Smarten srl di Modena di cui si è dotata Fincibec in grado di produrre significativi risparmi, ha svettato sui 140 partecipanti grazie “ai forti caratteri di innovatività, rilevanza per l’impresa e benefici di business”. Stefano Corghi, responsabile degli acquisti del gruppo ceramico di Sassuolo, ce ne spiega le potenzialità ed il funzionamento.
“Alla base del progetto c’è l’esigenza di semplificazione delle comunicazioni tra l’azienda ed il proprio parco fornitori – rileva il manager – soprattutto nella fase di gestione del processo di richiesta d’offerta. L’azienda ha affiancato all’adozione della piattaforma tecnologica un percorso di normalizzazione delle procedure gestite dall’ufficio acquisti”. Il primo passo è stata la standardizzazione delle richieste di offerta, che si compongono ora di precise schede tecniche e capitolati di fornitura realizzati con documenti aventi qualsiasi formato (Pdf, Word, Excel). Il secondo step è l’utilizzo della mail quale strumento per dialogare con i fornitori che, basata su un file html, consente alla controparte di visionare e stampare tutti i documenti allegati collegandosi direttamente ai sistemi informativi di Fincibec. Da ultimo, ma non meno importante, è la totale tracciabilità di ogni scambio informativo tra l’impresa ed il fornitore, garanzia di trasparenza e correttezza nel processo: tutto rimane tracciato sulla piattaforma e chiunque consulti quell’ordine può vedere i singoli passaggi. “Abbiamo scartato tutte le soluzioni basate sui portali – prosegue Corghi – perché questo avrebbe presupposto una maggiore operatività ai fornitori: la mail che ora ricevono è nella forma simile alla precedente, ma ad alto contenuto informativo ed operativo, tale da eliminare telefonate di chiarimento ed approfondimento”. Proprio la non onerosità del sistema, sia in termini di investimenti non necessari al fornitore che di assenza di nuove procedure, è una delle chiavi del successo di questo progetto iniziato nel 2011.
Altro caposaldo essenziale è la standardizzazione del capitolato, tale da identificare in modo dettagliato ed univoco le specifiche richieste ed esigenze: un percorso facile nel caso della ricambistica, ma particolarmente più sofisticato in presenza di sistemi complessi. “Nel caso dell’impiantistica – rileva Corghi – ci vuole un’elevata maturità e conoscenza dei processi perché il capitolato deve contenere un gamma di informazioni tecniche veramente molto spinte. Più difficile, ma non impossibile”. Tra i fattori vincenti di IUNGO c’è l’immediatezza nell’uso, perché non è richiesta alcuna attività formativa, la semplicità d’utilizzo, che richiede al fornitore pochi passaggi per sapere se sarà o meno il fornitore, e l’economicità del progetto, perché non sono necessari software aggiuntivi o altro. Lungo questo percorso win-win tra impresa e proprio fornitore ci sono altri passaggi fondamentali, quali la dematerializzazione della documentazione, la condivisione di funzioni e l’accentramento del processo, tutti fattori che garantiscono ulteriori risparmi economici possibili avendo lavorato sulle procedure.
“Entro l’anno arriveremo ad integrare le bolle di consegna elettroniche in anticipo sui cartacei, ottenendo che le informazioni arrivino prima della consegna fisica del materiale. – aggiunge il manager Fincibec – Alla luce del fatto che il Gruppo ha tre sedi produttive e diversi magazzini arrivo merci questo sistema è destinato ad eliminare i tempi morti sia per il processo dell’ordine che anche di giacenza fisica del prodotto. Il secondo step è di consentire al fornitore, prima dell’emissione della fattura, di verificare l’esattezza della fornitura realmente seguita mediante la preview della bolla di consegna, in modo da evitare errori o rincorse a posteriori. Se l’importo “quadra” tu ricevi la fattura, la accetti perché va bene e la fattura va direttamente in contabilità, già separata tra i diversi centri di costo: un percorso che riduce notevolmente anche il lavoro amministrativo eliminando tutte quelle fasi che, seppur necessarie, sono a zero valore aggiunto. In quest’ottica, la spedizione dei documenti contabili via email direttamente “in pancia” ai sistemi gestionali, seppur in questo caso con un investimento minimo, consente anche ai nostri fornitori di ridurre i costi di spedizione e gli oneri burocratici connessi”.
Ulteriore elemento di attrattiva è la bassa soglia degli investimenti, ampiamente in grado di rientrare in tempi brevi grazie alle ottimizzazioni nel numero degli addetti amministrativi oltre che ai risparmi, derivanti dalla verifica e comparazione delle diverse proposte sugli acquisti annuali. Ambito non secondario dove l’esperienza maturata rileva una grande variabilità da acquisto ad acquisto, ma che in alcuni casi – grazie alla condivisione di accurate informazioni ha portato a sensibili economie rispetto al periodo antecedente la procedura. Un percorso nato sul versante degli acquisti, ma che guarda con attenzione anche ai possibili benefici sul versante del mercato. “Abbiamo avviato una analisi relativa alle fatture emesse verso la clientela e ci siamo resi conto che, in un anno per la sola affrancatura, spendiamo tra i 40 ed i 50.000 euro, una cifra eliminabile facendo ricorso alla fatturazione elettronica che collega il server nostro e dei clienti e che le recenti norme di legge hanno peraltro reso possibile e valido a tutti gli effetti. Un solo primo passo tra i tanti che anche in questo ambito possono essere realizzati” conclude Stefano.